Assumere un wedding planner è un impegno importante, e il colloquio è il momento in cui si scopre se la persona è adatta. Le domande giuste permettono di andare oltre il portfolio e capire come lavora.
Due wedding planner possono pubblicizzare pacchetti completi e offrire servizi completamente diversi. Prima di presentarsi ai colloqui, è importante sapere quali servizi chiedere:
Un wedding planner ti dà risposte più utili quando sa a che punto sei del processo. Preparatevi con quanto segue:
Chiedi quanti matrimoni hanno organizzato, in quali tipi di location hanno lavorato e se hanno già coordinato eventi nella tua location specifica. Un wedding planner con 200 matrimoni in sale da ballo di hotel alle spalle ha una conoscenza pratica diversa da uno che gestisce regolarmente la logistica di matrimoni in location remote senza catering in loco.
Anche le certificazioni sono importanti. LAmerican Institute of Certified Wedding Planners forma e valuta i wedding planner sugli standard del settore, anche se molti wedding planner esperti hanno acquisito le proprie competenze senza una certificazione. Ancora più significativo è il modo in cui descrivono un problema. Chiedi di quando un fornitore ha annullato a ridosso del matrimonio o quando il maltempo ha costretto a un cambio allultimo minuto. Chi ha vissuto questa esperienza ti racconterà esattamente cosa è successo. Qualcuno che non ti ha dato quello che pensa di fare.
Chiedi loro di illustrarti il loro processo di pianificazione, dalla firma del contratto al giorno del matrimonio. Ottieni dettagli su cosa è incluso per iscritto, cosa costa di più e cosa non toccheranno. Chiedi quanti matrimoni prenotano per lo stesso fine settimana e chi si occuperebbe di loro in caso di emergenza.
Lo stile di comunicazione è importante quanto lambito. Alcuni wedding planner utilizzano strumenti di gestione dei progetti condivisi per monitorare le attività e le scadenze in tempo reale. Altri gestiscono tutto tramite e-mail o chiamate programmate. Scopri con quale frequenza le coppie vengono contattate tra un appuntamento e laltro e se tale frequenza è adatta alle tue esigenze.
Un wedding planner che lavora principalmente con budget molto più elevati si affiderà a una rete di fornitori costruita per quel tipo di spesa, il che influisce su chi contatta per primo. Scopri se riceve commissioni o compensi per segnalazioni dai fornitori che raccomanda, quante opzioni offre per categoria e se puoi ingaggiare fornitori al di fuori della sua rete.
Chiarisci chi è fisicamente presente in loco durante il tuo matrimonio, per quante ore e in che modo il suo ruolo differisce da quello del coordinatore della location. Descrivi come gestiscono la comunicazione con i fornitori nei giorni precedenti levento e qual è la loro procedura in caso di cancellazione o mancata presentazione di un fornitore.
Per il giorno del matrimonio, concentrati sugli arrivi, sullo svolgimento dellaperitivo e sulle transizioni tra la cerimonia e il ricevimento. Formulare le domande basandosi su situazioni passate è più utile che formulare ipotesi. "Descrivimi lultima volta che un fornitore è arrivato in ritardo" è più utile di "cosa faresti se un fornitore arrivasse in ritardo?". Verifica se dispongono di scorte di riserva in loco e come mantengono i contatti con il personale della location durante la giornata.
Leggi attentamente il contratto e segnala qualsiasi elemento scritto in termini generici. Esamina la politica di cancellazione e riprogrammazione, cosa succede in caso di emergenza per lorganizzatore e se il prezzo preventivato è fisso o può variare in base alle ore o allampliamento dellorganizzazione. Le linee guida per i consumatori della FTC sullassunzione di fornitori di servizi raccomandano che qualsiasi promessa verbale fatta durante le consulenze sia riportata anche nel contratto scritto prima della firma.
I contratti con risultati specifici elencati offrono maggiori garanzie rispetto ai contratti che descrivono i servizi in termini generici. Chiedete informazioni sulle modalità di pagamento, su cosa comporta costi aggiuntivi e se gli straordinari vengono fatturati a ore o inclusi nel pacchetto.
Dopo i colloqui, rileggete i vostri appunti su come ogni consulente ha risposto alle vostre domande. Osserva come hanno gestito la conversazione sul budget, cosa dice effettivamente il linguaggio del loro contratto e se il loro processo di pianificazione si adatta al tuo modo di lavorare.
Il Better Business Bureau raccomanda di controllare la cronologia dei reclami e delle recensioni di unazienda prima di impegnarsi, il che richiede pochi minuti e può far emergere schemi che non vengono in mente durante un colloquio. Un buon rapporto è importante, ma lo è anche il processo. Una telefonata di follow-up per chiarire alcuni punti prima della firma va bene.
| Categoria | Domande da porre |
|---|---|
| Esperienza | Quanti matrimoni hai organizzato? In quali tipi di location lavori più spesso? Hai già coordinato eventi presso la mia location? |
| Credenziali | Sei certificato? Come descriveresti un matrimonio andato male? |
| Ambito dei servizi | Cosa è incluso nella documentazione scritta? Cosa ha un costo aggiuntivo? Quanti matrimoni prenoti nello stesso fine settimana? |
| Comunicazione | Come preferisci comunicare? Con quale frequenza le coppie vengono contattate tra un appuntamento e laltro? |
| Budget | Avete lavorato con un budget simile al mio? Comerano quei matrimoni? |
| Raccomandazioni di fornitori | Ricevete commissioni dai fornitori? Quante opzioni per categoria? Posso assumere personale al di fuori della vostra rete? |
| Logistica del giorno del matrimonio | Chi è presente in loco e per quante ore? Qual è la procedura in caso di cancellazione da parte di un fornitore? |
| Contratto | La tariffa è fissa o variabile? Cosa comporta costi aggiuntivi? Gli straordinari vengono fatturati a ore? |
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Porre domande al wedding planner riguardo alla raccolta delle foto degli invitati ti dice quanto bene pianifica i dettagli che esulano dallambito del fotografo. Un codice QR al ricevimento permette agli ospiti di caricare le foto direttamente su un album di Google Drive di vostra proprietà, senza bisogno di app o di effettuare laccesso.
Convincere gli ospiti a condividere le foto dopo il matrimonio è un problema logistico, non tecnologico. Un codice scansionabile su ogni tavolo che rimanda direttamente al vostro Google Drive funziona meglio che chiedere agli ospiti di ricordarsi di inviare un SMS o unemail in seguito.
Vale la pena pianificare la condivisione delle foto degli ospiti prima del giorno del matrimonio, non dopo. Impostare un link di caricamento diretto o un codice QR che gli ospiti possono scansionare in loco significa che le foto finiscono in un unico posto.
