Engager un organisateur de mariage est un engagement important, et lentretien est le moment idéal pour déterminer si la personne vous convient. Poser les bonnes questions vous permettra daller au-delà du portfolio et de comprendre sa façon de travailler.
Deux organisateurs peuvent proposer des formules tout compris et offrir des prestations totalement différentes. Avant de vous présenter aux entretiens, sachez quels services aborder :
Un organisateur vous donnera des réponses plus utiles sil sait où vous en êtes dans le processus. Préparez-vous avec les éléments suivants :
Demandez-lui combien de mariages il a organisés, dans quels types de lieux il a travaillé et sil a déjà coordonné des événements dans le lieu que vous recherchez. Un organisateur ayant à son actif 200 mariages dans des salles de bal dhôtel possède une expérience différente de celui qui gère régulièrement la logistique de mariages à destination dans des lieux isolés sans traiteur sur place.
Les certifications sont également importantes. LAmerican Institute of Certified Wedding Planners forme et évalue les organisateurs selon les normes du secteur, même si de nombreux organisateurs expérimentés ont acquis leurs compétences sans certification. Plus révélateur encore est la façon dont il décrit un imprévu. Demandez-lui de vous raconter une fois où un prestataire a annulé sa prestation à la dernière minute ou une fois où la météo a contraint à un changement de dernière minute. Quelquun qui a déjà vécu ce genre de situation vous dira exactement ce qui sest passé. Quelquun qui ne vous a pas donné ce quil pensait faire.
Demandez-leur de vous expliquer leur processus dorganisation, de la signature du contrat au jour du mariage. Obtenez des précisions sur ce qui est inclus par écrit, ce qui coûte plus cher et ce quils ne prennent pas en charge. Demandez-leur combien de mariages ils organisent pour le même week-end et qui les remplacerait en cas durgence.
Le style de communication est tout aussi important que létendue des services. Certains organisateurs utilisent des outils de gestion de projet partagés pour suivre les tâches et les échéances en temps réel. Dautres gèrent tout par e-mail ou par appels programmés. Découvrez à quelle fréquence les couples sont contactés par lorganisateur entre les rendez-vous et si cette fréquence vous convient.
Un organisateur qui travaille principalement avec des budgets importants sappuiera sur un réseau de prestataires adapté à ces dépenses, ce qui influencera les prestataires quil contactera en priorité. Renseignez-vous sur les commissions ou les honoraires quil perçoit des prestataires quil recommande, le nombre doptions quil propose par catégorie et la possibilité de faire appel à des prestataires hors de son réseau.
Clarifiez qui est présent physiquement sur place le jour de votre mariage, pendant combien dheures et en quoi son rôle diffère de celui du coordinateur de votre lieu de réception. Demandez-lui comment il gère la communication avec les prestataires dans les jours précédant lévénement et quelle est sa procédure en cas dannulation ou dabsence dun prestataire.
Pour le jour du mariage, concentrez-vous sur les arrivées, le déroulement du cocktail et les transitions entre la cérémonie et la réception. Poser des questions basées sur des situations passées est plus efficace que des hypothèses. « Décrivez-moi la dernière fois quun prestataire était en retard » est plus pertinent que « Que feriez-vous si un prestataire était en retard ? ». Vérifiez sils disposent de matériel de rechange sur place et comment ils restent en contact avec le personnel du lieu de réception tout au long de la journée.
Lisez attentivement le contrat et repérez les clauses trop générales. Examinez la politique dannulation et de report, les modalités en cas durgence du prestataire et si le tarif indiqué est fixe ou variable selon les heures travaillées ou les prestations supplémentaires. Les conseils aux consommateurs de la FTC concernant lembauche de prestataires de services recommandent que toute promesse verbale faite lors des consultations figure également dans le contrat écrit avant signature.
Un contrat détaillant les livrables précis vous permet dexiger davantage du prestataire quun contrat décrivant les services en termes généraux. Renseignez-vous sur les modalités de paiement, les conditions entraînant des frais supplémentaires et sur la facturation des heures supplémentaires (à lheure ou incluses dans le forfait).
Après les entretiens, relisez vos notes sur les réponses de chaque prestataire à vos questions. Observez comment ils ont géré la discussion budgétaire, ce que stipule réellement leur contrat et si leur processus de planification correspond à votre façon de travailler.
Le Better Business Bureau recommande de vérifier lhistorique des plaintes et des avis concernant une entreprise avant de sengager. Cela ne prend que quelques minutes et peut révéler des problèmes qui ne sont pas abordés lors dun entretien. Un bon rapport est important, mais le processus lest tout autant. Un appel de suivi pour clarifier quelques points avant la signature est tout à fait acceptable.
| Catégorie | Questions à poser |
|---|---|
| Expérience | Combien de mariages avez-vous organisés ? Dans quels types de lieux travaillez-vous le plus souvent ? Avez-vous déjà coordonné des événements dans mon lieu de réception ? |
| Qualifications | Êtes-vous certifié(e) ? Comment décririez-vous un mariage qui sest mal passé ? |
| Prestations incluses | Quest-ce qui est inclus par écrit ? Quels sont les frais supplémentaires ? Combien de mariages organisez-vous le même week-end ? |
| Communication | Comment préférez-vous communiquer ? À quelle fréquence les couples ont-ils de vos nouvelles entre les rendez-vous ? |
| Budget | Avez-vous déjà travaillé avec un budget similaire au mien ? À quoi ressemblaient ces mariages ? |
| Recommandations de prestataires | Recevez-vous des commissions de prestataires ? Combien doptions par catégorie ? Puis-je faire appel à des prestataires en dehors de votre réseau ? |
| Logistique du jour J | Qui est présent sur place et pendant combien dheures ? Quelle est votre procédure en cas dannulation dun prestataire ? |
| Contrat | Les honoraires sont-ils fixes ou variables ? Quest-ce qui entraîne des frais supplémentaires ? Les heures supplémentaires sont-elles facturées à lheure ? |
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Poser des questions à un organisateur de mariage sur la collecte des photos des invités permet dévaluer sa capacité à gérer les détails qui ne relèvent pas du photographe. Un code QR à la réception permet aux invités de télécharger directement leurs photos sur un album Google Drive dont vous êtes propriétaire, sans application ni identifiant.
Inciter les invités à partager leurs photos après un mariage est une question dorganisation, pas de technologie. Un code à scanner sur chaque table, renvoyant directement les photos vers votre Google Drive, est plus efficace que de leur demander de vous envoyer un SMS ou un e-mail plus tard.
Il est préférable de prévoir le partage des photos avant le jour J, et non après. Mettre en place un lien de téléchargement direct ou un code QR que les invités peuvent scanner sur place permet de centraliser toutes les photos.
