Die Beauftragung eines Hochzeitsplaners ist eine wichtige Entscheidung, und im Vorstellungsgespräch finden Sie heraus, ob die Chemie stimmt. Mit guten Fragen erfahren Sie mehr über die Arbeitsmappe und die Arbeitsweise des Planers.
Zwei Planer können Komplettpakete anbieten und dabei völlig unterschiedliche Leistungen erbringen. Bevor Sie zu Vorstellungsgesprächen gehen, sollten Sie wissen, welche Leistungen Sie ansprechen möchten:
Ein Hochzeitsplaner gibt Ihnen hilfreichere Antworten, wenn er weiß, wo Sie sich im Planungsprozess befinden.
Ein Hochzeitsplaner gibt Ihnen nützlichere Antworten, wenn er weiß, wo Sie sich im Planungsprozess befinden.
Bitte bringen Sie Folgendes mit:
Bitten Sie sie, ihren Planungsprozess vom Vertragsabschluss bis zum Hochzeitstag zu erläutern. Klären Sie genau, was schriftlich festgehalten ist, was extra kostet und was nicht abgedeckt wird. Fragen Sie, wie viele Hochzeiten sie am selben Wochenende planen und wer im Notfall einspringen würde.
Der Kommunikationsstil ist genauso wichtig wie der Leistungsumfang. Manche Planer nutzen gemeinsame Projektmanagement-Tools, um Aufgaben und Fristen in Echtzeit zu verfolgen. Andere kommunizieren ausschließlich per E-Mail oder in geplanten Telefonaten. Erkundigen Sie sich, wie oft Paare zwischen den Terminen von ihnen hören und ob diese Frequenz für Sie passt.
Ein Hochzeitsplaner, der hauptsächlich mit deutlich größeren Budgets arbeitet, greift auf ein Netzwerk von Lieferanten zurück, das auf solche Ausgaben ausgerichtet ist. Dies beeinflusst, wen er zuerst kontaktiert. Erkundigen Sie sich, ob er Provisionen oder Vermittlungsgebühren von den empfohlenen Lieferanten erhält, wie viele Optionen er pro Kategorie anbietet und ob Sie auch Lieferanten außerhalb seines Netzwerks beauftragen können.
Klarstellung, wer während Ihrer Hochzeit vor Ort ist, wie viele Stunden und wie sich deren Rolle von der Ihres Location-Koordinators unterscheidet. Klären Sie, wie die Kommunikation mit den Lieferanten in den Tagen vor der Veranstaltung abläuft und wie der Prozess bei Absagen oder Nichterscheinen eines Lieferanten aussieht.
Am Hochzeitstag selbst sollten Sie sich auf die Ankunft der Gäste, den Ablauf des Sektempfangs und die Übergänge zwischen Trauung und Feier konzentrieren. Fragen, die sich auf vergangene Situationen beziehen, sind hilfreicher als hypothetische Fragen. „Erzählen Sie mir von dem letzten Mal, als ein Dienstleister zu spät kam“ ist nützlicher als „Was würden Sie tun, wenn ein Dienstleister zu spät käme?“. Klären Sie ab, ob Ersatzmaterialien vor Ort vorhanden sind und wie die Kommunikation mit dem Personal des Veranstaltungsortes den ganzen Tag über aufrechterhalten wird.
Lesen Sie den gesamten Vertrag und markieren Sie alle allgemein formulierten Passagen. Achten Sie auf die Stornierungs- und Umbuchungsbedingungen, das Vorgehen bei einem Notfall des Planers und darauf, ob der angegebene Preis ein Festpreis ist oder sich nach Stundenaufwand oder zusätzlichem Leistungsumfang richtet. Die Verbraucherrichtlinien der FTC zur Beauftragung von Dienstleistern empfehlen, dass alle mündlichen Zusagen aus Beratungsgesprächen vor der Unterzeichnung auch im schriftlichen Vertrag festgehalten werden sollten.
Verträge mit konkret aufgeführten Leistungen bieten Ihnen mehr Handlungsspielraum als Verträge, die Dienstleistungen allgemein beschreiben. Fragen Sie nach Zahlungsmodalitäten, Auslösern für Zusatzkosten und ob Überstunden stundenweise abgerechnet oder im Paketpreis enthalten sind.
Gehen Sie nach den Gesprächen Ihre Notizen zu den Antworten der einzelnen Planer durch. Achten Sie darauf, wie das Budgetgespräch geführt wurde, was genau im Vertrag steht und ob der Planungsprozess zu Ihrer Arbeitsweise passt.
Das Better Business Bureau empfiehlt, vor einer Vertragsunterzeichnung die Beschwerde- und Bewertungshistorie eines Unternehmens zu prüfen. Dies dauert nur wenige Minuten und kann Muster aufdecken, die in einem persönlichen Gespräch nicht erkennbar sind. Ein gutes Verhältnis ist wichtig, aber auch ein transparenter Prozess. Ein Nachfassgespräch zur Klärung einiger Punkte vor der Vertragsunterzeichnung ist in Ordnung.
| Kategorie | Fragen, die Sie stellen sollten |
|---|---|
| Erfahrung | Wie viele Hochzeiten haben Sie bereits geplant? In welchen Veranstaltungsorten arbeiten Sie am häufigsten? Haben Sie schon einmal in meiner Location gearbeitet? |
| Qualifikationen | Sind Sie zertifiziert? Wie beschreiben Sie eine Hochzeit, die schiefgelaufen ist? |
| Leistungsumfang | Was ist im schriftlichen Vertrag enthalten? Was kostet extra? Wie viele Hochzeiten buchen Sie am selben Wochenende? |
| Kommunikation | Wie kommunizieren Sie am liebsten? Wie oft hören Paare zwischen den Terminen von Ihnen? |
| Budget | Haben Sie schon einmal in meinem Budgetbereich gearbeitet? Wie sahen diese Hochzeiten aus? |
| Empfehlungen von Anbietern | Erhalten Sie Provisionen von Anbietern? Wie viele Optionen gibt es pro Kategorie? Kann ich auch außerhalb Ihres Netzwerks buchen? |
| Logistik am Hochzeitstag | Wer ist vor Ort und wie viele Stunden? Wie läuft das ab, wenn ein Dienstleister absagt? |
| Vertrag | Ist die Gebühr fix oder variabel? Was löst zusätzliche Kosten aus? Werden Überstunden stundenweise abgerechnet? |
Mit WedUploader können Gäste Fotos direkt in Ihr Google Drive hochladen – ohne App-Download oder Anmeldung. Einmalige Zahlung, unbegrenzte Alben, Originalqualität. Sammeln Sie noch heute.
Fragen zur Gästefotosammlung geben Aufschluss darüber, wie gut Hochzeitsplaner Details planen, die nicht in den Aufgabenbereich des Fotografen fallen. Ein QR-Code am Empfang ermöglicht es Gästen, Fotos direkt in Ihr Google Drive-Album hochzuladen – ganz ohne App oder Anmeldung.
Gäste dazu zu bringen, nach der Hochzeit Fotos zu teilen, ist eher eine logistische als eine technische Herausforderung. Ein scannbarer Code an jedem Tisch, der direkt zu Ihrem Google Drive führt, ist effektiver, als die Gäste später per SMS oder E-Mail zu bitten.
Das Teilen von Gästefotos sollte vor dem Hochzeitstag geplant werden, nicht erst danach. Durch die Einrichtung eines direkten Upload-Links oder eines QR-Codes, den Gäste vor Ort scannen können, landen die Fotos an einem Ort.
