Creare la lista degli invitati al tuo matrimonio non deve trasformarsi in un completo disastro quando hai il modello giusto per organizzarti. Un modello di lista degli invitati efficace ti aiuta a tenere traccia di tutti, dal tuo migliore amico dall'asilo a quel cugino che vedi una volta all'anno, il tutto tenendo le cose importanti dove puoi trovarle. Le coppie intelligenti iniziano con un modello di pianificazione del matrimonio gratuito fin dall'inizio e si risparmiano grossi grattacapi in seguito.
Gestire le liste degli invitati è molto più complicato che scarabocchiare i nomi su un tovagliolo e andarsene. La lista degli invitati influenza tutto: quanto deve essere grande la location, quanto spenderai per il cibo e se avrai abbastanza sedie per far sedere tutti. Senza uno strumento decente per la lista degli invitati, finirai per arrancare all'ultimo minuto cercando di ricordare se il tuo compagno di stanza al college è vegetariano o se tua zia porterà il suo nuovo fidanzato:
Organizzare le informazioni sui tuoi ospiti in un unico posto ti evita di dover rovistare tra messaggi, post-it ed e-mail casuali quando hai bisogno di risposte rapide. Un approccio strutturato ti aiuta a individuare schemi, ad esempio quante persone non hanno risposto alle tue richieste RSVP o se stai dando da mangiare a molti più bambini di quanto previsto:
I modelli ti offrono sezioni predefinite per tutto ciò che devi tenere traccia senza doverti preoccupare di cosa stai dimenticando. Invece di partire da zero e inevitabilmente dimenticare qualcosa di importante, riempi gli spazi vuoti e prendi decisioni. Un buon modello previene anche quei momenti di panico in cui il tuo catering ha bisogno dei numeri finali e tu stai mandando freneticamente messaggi a mezzanotte.
La tua lista degli invitati non deve contenere solo nomi e indirizzi se vuoi che ti aiuti con le idee per l'organizzazione del matrimonio. Ti serviranno informazioni che ti aiutino in tutto, dalla disposizione dei posti a sedere al sapere chi ringraziare per quale regalo. I modelli più utili tengono traccia di diversi tipi di informazioni:
Inizia dalle basi: nomi completi, indirizzi, numeri di telefono ed e-mail, così puoi contattare le persone quando necessario. Aggiungi sezioni per monitorare le risposte alle richieste di partecipazione, i dettagli del "più uno" e qualsiasi nota speciale sulla partecipazione. Includi spazi per tenere traccia di quando hai inviato gli inviti e se devi contattare le persone che non hanno risposto.
Tieni traccia di chi è vegetariano, vegano, celiaco o allergico a qualsiasi cosa direttamente nel tuo modello. Annota le preferenze alimentari e le esigenze dietetiche speciali in modo che il tuo ristoratore sappia con cosa ha a che fare. Queste informazioni diventano estremamente importanti quando si finalizzano i menu e si fornisce ai fornitori un conteggio accurato di chi ha bisogno di cosa.
Crea sezioni per tenere traccia dei regali che ogni persona ti ha fatto e quando sono arrivati a casa tua. Aggiungi colonne per lo stato delle note di ringraziamento in modo da sapere chi hai già ringraziato e chi sta ancora aspettando una nota. Questo sistema ti aiuta a organizzare la maratona di ringraziamenti post-matrimonio, quando il cervello ti sembra un poltiglia.
Per creare il modello della lista degli invitati, inizia con il definire i tuoi limiti prima di aggiungere ogni persona che hai incontrato. Prima di tutto, definisci i numeri generali, poi organizza tutti in categorie sensate. Suddividere il processo in passaggi rende l'intero processo molto meno impegnativo:
Determina quante persone la location può ospitare e quanto puoi permetterti a persona prima di iniziare a scrivere i nomi. Fai i calcoli sui diversi numeri degli invitati per vedere cosa significano le diverse dimensioni della lista per il budget destinato all'organizzazione del tuo matrimonio. Questo confronto con la realtà ti aiuta a prendere decisioni difficili su chi è idoneo senza andare in rovina o stipare le persone in uno spazio troppo piccolo.
Organizza il tuo modello in sezioni come familiari stretti, parenti allargati, amici intimi, colleghi e "più uno" in modo da poter vedere la tua posizione in termini di numeri. Crea aree separate per le persone da invitare obbligatoriamente e per gli ospiti graditi, per aiutarti a prendere decisioni se devi ridurre la lista. Questa suddivisione aiuta anche con la disposizione dei posti a sedere e ti assicura di non dimenticare accidentalmente qualcuno di importante durante il caos dell'organizzazione del tuo matrimonio.
Imposta il tuo modello per monitorare le risposte RSVP man mano che arrivano, incluse le scelte per i pasti e le richieste speciali degli ospiti. Inserisci delle scadenze per i fornitori che necessitano di conteggi finali e segna queste date chiaramente nel tuo programma di pianificazione. Utilizza il tuo gestore della lista degli invitati per creare conteggi accurati per catering, posti a sedere e altri fornitori man mano che il tuo grande giorno si avvicina:
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Strutturare una lista degli invitati al matrimonio funziona meglio quando si organizzano gli invitati in categorie chiare come familiari stretti, parenti allargati, amici intimi e colleghi di lavoro, con un monitoraggio separato per i "più uno", le restrizioni alimentari e i contributi caricati per le foto della festa.
La lista media degli invitati a un matrimonio varia in genere da 75 a 150 persone, anche se il numero finale dipende dalla capienza della location, dai limiti di budget e da quanti ospiti si desidera che condividano foto spontanee del vostro giorno speciale.
