L'ambito del servizio di organizzazione del matrimonio varia a seconda del pacchetto.
Due wedding planner possono pubblicizzare pacchetti completi e offrire servizi completamente diversi. Prima di presentarsi ai colloqui, è importante sapere quali servizi chiedere:
- Ricerca fornitori: Ricerca, selezione e raccomandazione di fornitori per ogni categoria per il vostro matrimonio.
- Negoziazione dei contratti: revisione e negoziazione dei contratti con i fornitori per vostro conto prima della firma.
- Monitoraggio dei pagamenti: Gestione dei piani e delle scadenze di pagamento dei fornitori durante l'intero processo di pianificazione.
- Logistica dei posti a sedere: Organizzazione e gestione della disposizione dei posti a sedere per il ricevimento.
- Gestione della tempistica: creazione e aggiornamento del programma del giorno del matrimonio, dalla cerimonia al ricevimento.
- Coordinamento del giorno del matrimonio: Gestione in loco di fornitori, ospiti e logistica nel giorno stesso delle nozze.
Ogni sito web di liste nozze di alto livello ha le proprie regole in merito a contributi, resi e spedizioni, e le differenze emergono rapidamente non appena gli invitati iniziano ad acquistare.
Cosa preparare prima del colloquio
Un planner ti fornirà risposte più utili se sa a che punto del percorso ti trovi. Presentati con le seguenti informazioni:
- Budget: una cifra o un intervallo realistico che permetta a un consulente di indicarti cosa è fattibile al suo interno.
- Data o stagione di riferimento: una data specifica o un periodo generale consentono di confermare la disponibilità in anticipo.
- Stato della location: Il fatto che tu abbia già prenotato, che tu stia cercando attivamente o che non abbia ancora iniziato la pianificazione influisce sul modo in cui verrà gestita la tua tempistica.
- Domande scritte: un elenco preparato in anticipo per evitare che qualcosa venga tralasciato durante la conversazione.
Un esempio di programma e schema per il matrimonio vi offre un punto di partenza concreto prima di incontrare il vostro wedding planner o la location.
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Come interpretare l'esperienza di un wedding planner
Chiedete quanti matrimoni hanno organizzato, in quali tipologie di location hanno lavorato e se hanno già coordinato eventi nella vostra specifica location. Un wedding planner con alle spalle 200 matrimoni in sale da ballo di hotel ha un'esperienza diversa rispetto a chi si occupa regolarmente della logistica di matrimoni in location remote senza servizio di catering in loco.
Anche le certificazioni sono importanti. L' American Institute of Certified Wedding Planners forma e valuta i wedding planner secondo gli standard del settore, sebbene molti professionisti esperti abbiano acquisito le proprie competenze senza una certificazione. Ancora più significativo è il modo in cui descrivono un problema. Chiedete di un'occasione in cui un fornitore ha annullato la prenotazione a ridosso del matrimonio, o quando il maltempo ha costretto a un cambio di programma all'ultimo minuto. Chi ha vissuto questa esperienza vi racconterà esattamente cosa è successo. Chi non l'ha vissuta, invece, vi dirà cosa penserebbe di fare al suo posto.
I consigli per l'organizzazione del matrimonio che ogni coppia dovrebbe conoscere tendono a concentrarsi sulle decisioni più importanti, ma quelle che vi salvano sono le più piccole.
Domande relative all'ambito del servizio e al processo di pianificazione.
Chiedete loro di descrivere nel dettaglio il processo di pianificazione, dalla firma del contratto al giorno del matrimonio. Chiedete informazioni specifiche su cosa è incluso nel contratto, cosa comporta costi aggiuntivi e cosa non è incluso nel prezzo. Chiedete quanti matrimoni prenotano nello stesso fine settimana e chi interverrebbe in caso di emergenza.
Lo stile di comunicazione è importante quanto l'ambito del progetto. Alcuni wedding planner utilizzano strumenti di gestione del progetto condivisi per monitorare attività e scadenze in tempo reale. Altri gestiscono tutto tramite e-mail o chiamate programmate. Scoprite con quale frequenza le coppie vengono contattate tra un appuntamento e l'altro e se tale frequenza è adatta alle vostre esigenze.
Domande relative al budget e al rapporto con i fornitori
Un wedding planner che lavora principalmente con budget molto elevati si affiderà a una rete di fornitori consolidata per quel tipo di spesa, il che influisce su chi contatta per primo. Scopri se riceve commissioni o compensi per le segnalazioni dai fornitori che raccomanda, quante opzioni offre per categoria e se è possibile ingaggiare fornitori al di fuori della sua rete.
Domande relative alla logistica e al coordinamento del giorno dell'evento
Chiarite chi sarà fisicamente presente in loco durante il vostro matrimonio, per quante ore e in che modo il loro ruolo si differenzia da quello del coordinatore della location. Chiedete come gestiscono la comunicazione con i fornitori nei giorni precedenti l'evento e qual è la procedura in caso di cancellazione o mancata presentazione di un fornitore.
Per il giorno del matrimonio, concentratevi sugli arrivi, sullo svolgimento dell'aperitivo e sulle transizioni tra la cerimonia e il ricevimento. Porre domande basate su situazioni passate è più utile che formulare ipotesi. "Descrivimi l'ultima volta che un fornitore è arrivato in ritardo" è più utile di "Cosa faresti se un fornitore arrivasse in ritardo?". Verificate se dispongono di scorte di riserva in loco e come mantengono i contatti con il personale della location durante la giornata.
Termini contrattuali da esaminare prima della firma
Leggete attentamente il contratto completo e segnalate qualsiasi clausola formulata in termini generici. Esaminate le condizioni di cancellazione e riprogrammazione, cosa succede in caso di emergenza da parte dell'organizzatore e se il prezzo preventivato è fisso o può variare in base alle ore lavorate o a eventuali servizi aggiuntivi. Le linee guida della FTC (Federal Trade Commission) per i consumatori in merito alla scelta dei fornitori di servizi raccomandano che qualsiasi promessa verbale fatta durante le consulenze sia riportata anche nel contratto scritto prima della firma.
I contratti che specificano chiaramente i risultati attesi offrono maggiori garanzie rispetto ai contratti che descrivono i servizi in termini generici. Chiedete informazioni sulle modalità di pagamento, su cosa comporta costi aggiuntivi e se gli straordinari vengono fatturati a ore o sono inclusi nel pacchetto.
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Prendere la decisione finale
Dopo i colloqui, rivedi i tuoi appunti su come ogni consulente ha risposto alle tue domande. Analizza come hanno gestito la discussione sul budget, cosa prevedono effettivamente i termini del contratto e se il loro processo di pianificazione si adatta al tuo modo di lavorare.
Il Better Business Bureau raccomanda di verificare la cronologia dei reclami e delle recensioni di un'azienda prima di impegnarsi, operazione che richiede pochi minuti e può far emergere schemi ricorrenti che non vengono alla luce durante un colloquio. Un buon rapporto è importante, ma lo è anche la procedura. Una telefonata di follow-up per chiarire alcuni punti prima della firma è accettabile.
Domande per un colloquio con un wedding planner, suddivise per categoria
| Categoria | Domande da porre |
|---|---|
| Esperienza | Quanti matrimoni hai organizzato? In quali tipologie di location lavori più spesso? Hai già coordinato matrimoni nella mia location? |
| Credenziali | Sei un professionista certificato? Come descriveresti un matrimonio andato male? |
| Ambito di servizio | Cosa è incluso nel servizio di scrittura? Quali sono i costi aggiuntivi? Quanti matrimoni gestite nello stesso fine settimana? |
| Comunicazione | Qual è la modalità di comunicazione che preferisci? Con quale frequenza le coppie vengono contattate tra un appuntamento e l'altro? |
| Bilancio | Hai mai lavorato con un budget simile al mio? Com'erano quei matrimoni? |
| Segnalazioni di fornitori | Ricevete commissioni dai fornitori? Quante opzioni ci sono per categoria? Posso assumere personale al di fuori della vostra rete? |
| Logistica del giorno dell'evento | Chi è presente in loco e per quante ore? Qual è la procedura da seguire in caso di cancellazione da parte di un fornitore? |
| Contrarre | La tariffa è fissa o variabile? Cosa comporta costi aggiuntivi? Gli straordinari vengono fatturati a ore? |
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Domande frequenti
Quali domande dovresti porre al colloquio con l'organizzatore di matrimoni riguardo alle foto degli invitati?
Porre domande al wedding planner riguardo alla raccolta delle foto degli invitati permette di capire quanto sia attento a pianificare dettagli che esulano dalle competenze del fotografo. Un codice QR al ricevimento consente agli ospiti di caricare le foto direttamente su un album di Google Drive di vostra proprietà, senza bisogno di app o di effettuare l'accesso.
Come si fa a convincere gli invitati a condividere le foto dopo un matrimonio?
Convincere gli invitati a condividere le foto dopo un matrimonio è un problema logistico, non tecnologico. Un codice scansionabile su ogni tavolo che rimanda direttamente al tuo Google Drive funziona meglio che chiedere agli ospiti di ricordarsi di inviare un messaggio o un'email in seguito.
La condivisione delle foto degli invitati dovrebbe essere inclusa nella lista delle cose da fare per l'organizzazione del matrimonio?
È consigliabile pianificare la condivisione delle foto degli invitati prima del giorno del matrimonio, non dopo. Creare un link di caricamento diretto o un codice QR che gli invitati possano scansionare in loco garantisce che tutte le foto siano raccolte in un unico luogo.
